Recruiters die vooral bezig zijn met het blussen van brandjes, bouwen op los zand. Strategisch recruitmentexpert Koen Roozen legt uit waarom het fundament van je proces belangrijker is dan de nieuwste tool, en hoe je als recruiter van doorgeefluik naar strategisch adviseur groeit.
Het Jenga-effect: waarom een wankel fundament recruitment ondermijnt
Tijdens de webinardag ‘Zomer van Slim Werven’ van de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie greep Koen Roozen naar een ongebruikelijk hulpmiddel: een Jenga-toren. Die illustreert precies waar het volgens hem structureel misgaat in recruitment. Organisaties willen rennen voordat ze kunnen lopen, en trekken onderweg blokjes uit hun eigen fundament om acute problemen op te lossen.
“Hoe meer blokjes je onderuit je toren haalt om ad-hoc brandjes te blussen, hoe instabieler het aan de bovenkant wordt”, aldus Roozen. “Je kunt niet rennen voordat je kunt lopen. Te veel organisaties willen meteen naar stap 5.”
Dit sluit aan bij het capabilities maturity model: organisaties stappen graag over op geavanceerde selectietools of gamification, terwijl ze nog niet eens hebben vastgelegd welke criteria bepalen of iemand past bij de cultuur en succesvol wordt. Roozens advies: begin met vijf heldere selectiecriteria, kalibreer die met je team en toets na een jaar of ze daadwerkelijk voorspellend waren voor succes. Zonder die stap wijs je kandidaten mogelijk af op criteria die er niet toe doen.
Data en AI lossen niets op zonder stabiel proces
Na de datahype van een paar jaar geleden is AI nu de trend waar iedere organisatie op wil inspringen. Maar volgens Roozen slaat men daarbij een cruciale vraag over: waarom wil je die data eigenlijk, en stuur je er ook echt iets mee?
Zijn voorbeeld maakt het concreet: recruiter Jan voert drie uitgebreide interviews per dag en stuurt op kwaliteit, recruiter Jim werkt kandidaten in twee rondes af en stuurt op snelheid. Zet je beide datastromen in hetzelfde dashboard onder de noemer ’time-to-hire’, dan meet je feitelijk niets bruikbaars.
“Zolang de werkwijze niet stabiel is vastgelegd, heeft een duur dashboard of een hippe AI-tool geen enkele zin.”
Pas wanneer processen stabiel en eenduidig zijn vastgelegd, heeft sturen op data – of het inzetten van AI – daadwerkelijk toegevoegde waarde.
De valkuil van kwaliteit inleveren onder werkdruk
Oplopende druk leidt vaak tot beslissingen die het onderliggende probleem juist verergeren. Roozen beschrijft een zorgorganisatie waar drie recruiters kampten met 400 openstaande vacatures. Hun oplossing: niet langer aanschuiven bij selectiegesprekken, om tijd te besparen.
“Maar als je zomaar een kwaliteitsblokje uit het proces trekt, organiseer je je eigen ellende”, waarschuwt hij.
Het achterliggende patroon noemt Roozen downstream-denken: “Stel je een rivier voor: aan de bovenkant zit de vervuiler en aan de onderkant hangen wij netten op om de rommel eruit te vissen. We zijn continu bezig met het herstellen van fouten die aan de voorkant zijn gemaakt, simpelweg omdat we niet scherp hebben wie we zoeken.” De oplossing zit dus upstream: aan de voorkant van het proces, bij het scherp krijgen van het juiste profiel.
Wat een verkeerde aanname organisaties écht kost
Recruitment wordt traditioneel afgerekend op het vullen van vacatures tegen zo laag mogelijke kosten per hire. Die rekensom is volgens Roozen veel te beperkt. Gemiddeld vertrekt 30% van de nieuwe medewerkers binnen een jaar weer – een percentage dat veel organisaties inmiddels als ‘normaal’ zijn gaan beschouwen, terwijl de werkelijke schade fors is.
De zichtbare recruitmentkosten, zoals cost-per-hire, zijn slechts een fractie van wat een bad hire daadwerkelijk kost. Reken op 60.000 tot 80.000 euro per jaar aan inwerktijd, productieverlies en gemiste kwaliteit per verkeerde match. Roozen: “Als je door te investeren in je team en je selectiecriteria dat verloop op 100 aannames met slechts 3 procent weet te verlagen, praat je al over een besparing van bijna een kwart miljoen.” Omdat deze kosten grotendeels verborgen blijven, worden ze in de praktijk nauwelijks meegewogen.
Van orderpicker naar strategisch adviseur: de rol die recruiters moeten claimen
Om deze omslag te maken, moet de recruiter stoppen met de rol van administratief doorgeefluik, stelt Roozen. Veel recruiters voelen zich niet serieus genomen, maar gedragen zich zelf ook vaak als uitvoerder van een onrealistisch verlanglijstje van de hiring manager.
“Jij bent de fulltime expert, de manager doet dit er maar bij. Claim die rol dan ook.”
Expertise betekent ook verder kijken dan de openstaande vacature. Weet je als recruiter dat de organisatie over zes maanden overstapt naar een ander salesmodel, terwijl een manager nu een klassieke salesvacature indient? Dan is het aan jou om die verbinding te leggen. “Recruitment is er niet om de rommel van de manager op te ruimen. Je bent er om de organisatie te helpen de juiste capaciteit binnen te krijgen.” Soms is de beste strategische keuze: de vacature schrappen, of het vraagstuk oplossen met AI in plaats van een nieuwe aanname.
Micro-strategie: hoe je met 10 minuten per week wél tijd maakt voor strategie
De grootste drempel voor strategisch werken is een overvolle operationele agenda. Roozens oplossing is simpel: maak het klein. Een strategisch plan hoeft geen lijvig document van 40 pagina’s te zijn dat één keer per jaar onder stress wordt geschreven en daarna in een la verdwijnt.
“Liever 10 keer 10 minuten verspreid over het jaar, dan in 1 keer een hele week overvallen worden.”
Zijn praktische aanpak: bespreek elke week, bijvoorbeeld op vrijdagmiddag, tien minuten lang één strategische vraag met je team. Laat iedereen vanuit zijn eigen perspectief meedenken, vaak brengt juist de nieuwste collega met een frisse blik de beste inzichten. Pak dat idee op, neem een besluit en vertaal het naar een concreet kwartaaldoel. Zo verandert recruitment stap voor stap van een reactieve kostenpost in een proactieve businesspartner.
