In deel 1 van dit tweeluik over timemanagement zijn we ingegaan op grote belang voor recruiters om hun tijd optimaal te beheren. Ook gaven we aanbevelingen en tips die je daarbij kunnen helpen. In dit tweede deel komt een aantal methoden en technieken aan bod die wereldwijd gebruikt worden om timemanagement in de praktijk te brengen, plus een aantal tools en platforms die je daarbij kunnen helpen. Sommige van deze methoden en technieken vullen elkaar uitstekend aan.
Zeven timemanagement-technieken voor recruiters
Er zijn tal van technieken beschikbaar om je tijd efficiënter te besteden en je productiviteit te verhogen. Hier volgen enkele voorbeelden die vaak terugkomen in timemanagement-trainingen:
1.Kanban
Kanban is een visuele timemanagement-techniek die gebruik maakt van een planbord dat verdeeld is in segmenten die verschillende stadia van taken en projectvoortgang uitbeelden. Kanban is vrij eenvoudig op te zetten. Bepaal het aantal stappen dat nodig is om een project of taak te voltooien en maak de bijbehorende kolommen. Naarmate je werk vordert, verplaats je kaarten van je activiteiten of taken naar de volgende kolom, totdat de taak als voltooid is gemarkeerd. In recruitment gaat het dan bijvoorbeeld om de verschillende fasen in het wervingsproces, waarbij elke kolom een volgende stap verbeeldt. Tools zoals Trello en verschillende ATS-platforms ondersteunen Kanban-borden, waardoor ze gemakkelijk te implementeren zijn.
2. Inbox-Zero
Deze techniek richt zich specifiek op het effectief beheren van je e-mail inbox, maar kan ook gebruikt worden voor andere message-platforms. Stel specifieke tijden in voor het controleren en beantwoorden van e-mails en geef prioriteit aan berichten op basis van belangrijkheid. Beantwoord eerst alleen de belangrijkste e-mails en e-mails die je snel kunt beantwoorden. Kijk ook of je het beantwoorden kunt delegeren. Een belangrijke stap is het archiveren of verwijderen alle ongewenste en oude berichten
Gebruik labels en filters om je inbox georganiseerd te houden en minder tijd te besteden aan e-mailbeheer.|
3. ‘Eat the frog’
De ‘Eat the Frog’-methode is vooral gericht op het prioriteren van taken. Je rangschikt je taken van ‘essentieel en urgent’ tot onbelangrijk of zelfs overbodig. Label ook de taken die je het beste kunt delegeren. De belangrijkste of moeilijkste taak (de ‘frog’) pak je als eerste aan. Door deze taak vroeg af te ronden, kun je momentum opbouwen en de rest van je dag productiever maken.
4. De Eisenhower-techniek
Deze methode kun je prima combineren met ‘Eat the Frog’, aangezien ze je helpt bij het prioriteren van taken op basis van hun urgentie en belang. Dat doe je met behulp van een matrix met vier kwadranten:
- Belangrijk en Dringend (Doen): Taken die onmiddellijk moeten worden uitgevoerd.
- Belangrijk maar niet dringend (Beslissen): Taken die je kunt uitstellen, maar die je wel in je planning wilt opnemen voordat ze naar het eerste kwadrant verhuizen.
- Onbelangrijk maar dringend (Delegeren): Taken die je kunt delegeren aan anderen.
- Onbelangrijk en niet dringend (Verwijderen): Taken die je beter kunt schrappen.
5. Timeboxing
Timeboxing bestaat uit drie stappen:
- een takenlijst maken;
- het toekennen van prioriteiten aan de taken die je op papier hebt gezet (zie Eisenhower-techniek);
- het toewijzen van vaste tijdsperiodes aan deze taken (het eigenlijke timeboxen) met daartussen pauzes. Dit doe je bijvoorbeeld in een agenda of op een planbord. Daarbij zijn er twee mogelijkheden: een harde timebox, waarbij je het werken aan de taak stopt al de toegewezen tijd voorbij is (zelfs als de taak nog niet is afgerond) en een zachte timebox waarbij de eindtijd rekbaar is.De Pomodoro-techniek is een populaire variant van timeboxing, waarbij intervallen van 25 minuten worden gebruikt, gevolgd door pauzes van 5 minuten. Een timebox kan eventueel meerdere intervallen beslaan.Timeboxen kun je ook gebruiken om de duur van vergaderingen te managen.
6. De ‘Alpen’-methode
Met deze methode maak je een to-do list waarin je grenzen & deadlines stelt die tijdverspilling voorkomen waardoor je meer dingen gedaan krijgt. Je leert de tijd voor taken beter in te schatten, efficiënter te plannen, prioriteiten te stellen en jezelf te evalueren, zodat je gaandeweg steeds beter wordt in timemanagement. De methode biedt je een realistisch overzicht van je werklast en een constante vooruitgang van je productiviteit.De letters ALPEN staan voor de volgende stappen:
- A: Activiteiten en acties op een rij zetten (takenlijst, to-do list).
- L: Lengte inschatten van de tijd die je nodig hebt per taak/activiteit.
- P: Plan ‘buffertijd’, tijd waarin je onvoorziene problemen kunt aanpakken.
- E: Stel vast waar je je tijd aan gaat besteden en in welke volgorde (prioriteren).
- N: Nacontrole/evaluatie, bepaal wat de resultaten zijn van je acties.Naarmate je de methode langer gebruikt voor soortgelijke projecten, zul de buffertijd steeds verder kunnen beperken.
7.De Wet van Parkinson
De Wet van Parkinson is een manier om je tijd te bekijken en interpreteren. Nog al te vaak overheerst de neiging om de tijd die je nu eenmaal voor een taak hebt uitgetrokken ook te gebruiken als die taak veel sneller kan worden afgerond. Enkele nuttige concepten uit de Wet van Parkinson:
• Werk sneller, niet harder: kun je iets gedaan krijgen binnen de hoeveelheid tijd die je ervoor hebt uitgetrokken?
• Behandel je werk als een sport: gamify de werklast van jou en je team.
• Maak korte metten met je productiviteitskillers: je staat voortdurend onder druk om taken af te krijgen en hebt geen tijd om afgeleid te worden door e-mails, posts op social media en korte berichten (whatsapp, telegram, etc.).
Je kunt de genoemde technieken en methoden prima in combinatie met elkaar gebruiken. Je werkt bijvoorbeeld via de ALPEN-methodiek, visualiseert de projectvoorgang met behulp van Kanban-borden, gebruikt de Eisenhower-techniek om prioriteiten te stellen, houd je inbox schoon met Inbox-Zero, deelt de werktijd in met Timeboxing en gebruikt de Wet van Parkinson om op een andere manier naar tijd te kijken.
Tools voor time- en projectmanagement
Als je timemanagement op individueel niveau wilt aanpakken, kun je gebruikmaken van tools die je waarschijnlijk al in huis hebt zoals Microsoft To-Do en Notes van Apple. Enkele alternatieven zijn Evernote, Notion en Todoist, ‘lijstjes-software’ met de nodige extras.
Wil je het groter en in teamverband aanpakken, dan kom je uit bij de platforms voor projectmanagement. Een groot voordeel daarvan is dat je op elk moment inzicht hebt in de status en voortgang van alle taken binnen een (project)team of afdeling. Handig is ook dat de meeste platforms diverse typen overzichten ondersteunen en rapportagetools bieden. Enkele veelgebruikte platforms:
- Asana
- Basecamp
- ClickUp
- Trello
- Slack
- Monday.com
Tot slot
Zoals zo vaak geldt, is er ook bij timemanagement niet één oplossing voor iedereen. Er zijn timemanagement-goeroes die zweren bij extreem vroeg opstaan en vervolgens een ijzeren ochtendroutine doorlopen. Een beetje avondmens weet dat die oplossing niet voor iedereen werkt. Hetzelfde geldt voor to-do lijstjes. De een zweert erbij, een ander raakt er gestresst van. Experimenteer dus om de methode te vinden die het beste werkt voor jou.
