Elke recruiter doet wel aan een of andere vorm van timemanagement. Plannen en organiseren – bij uitstek timemanagement skills – zijn immers een vast onderdeel van je takenpakket. Toch valt er voor menig recruiter nog veel winst te behalen op dit terrein. Goed timemanagement gaat verder dan het indelen van je tijd, het draait om het zo efficiënt mogelijk gebruiken van je tijd met als gunstige neveneffecten het verminderen van stress en het vergroten van je gevoel van tevredenheid. In het ideale geval niet alleen tijdens, maar ook buiten je werkuren. In deze eerste blog van een tweeluik gaan we in op het belang van timemanagement voor recruiters. In het vervolg reiken we je een aantal praktische hulpmiddelen aan.
Waarom goed timemanagement belangrijk is voor recruiters
De gemiddelde recruiter heeft de afgelopen jaren de werkdruk alleen maar zien groeien. De krapte op de arbeidsmarkt is toegenomen en dat raakt recruitmentteams dubbel: er is meer inspanning voor nodig om vacatures ingevuld te krijgen en binnen de beroepsgroep is ook sprake van krapte, met soms onderbezetting tot gevolg. Alle reden dus om de tijd die je ter beschikking staat, zo efficiënt mogelijk te gebruiken.
Effectief inzetten van timemanagement-technieken biedt recruiters de volgende voordelen:
- Sneller je doelen bereiken
Door taken te prioriteren en je te focussen op activiteiten met een grote impact, kun je de workflow stroomlijnen en meer bereiken in minder tijd. Dit verhoogt je productiviteit en stelt je in staat om doelen te bereiken en deadlines te halen. - Minder tijd verspillen
Door je taken te organiseren en een gestructureerd schema te volgen, kun je de uitvaltijd verminderen en ervoor zorgen dat je altijd met iets productiefs bezig bent. - Meer energie en vrije tijd
Een goed tijdsbeheer kan leiden tot meer energie en vrije tijd. Efficiënter werken zorgt voor meer tijd om te ontspannen en op te laden. Deze balans is cruciaal om op langere termijn productief te blijven en een burn-out te voorkomen. - Meer voldoening en minder stress
Meer taken afronden in minder tijd leidt doorgaans tot een groter gevoel van voldoening over geleverde prestaties. Je tijd goed beheren geeft je meer controle over je werk, wat leidt tot minder stress, meer focus en meer rust.
Wil jij alles uit je dag halen?
Bij timemanagement denk je wellicht alleen aan werktijd. En daar is voor de meesten van ons ongetwijfeld de nodige winst te boeken. We zullen hier dan ook beginnen met een aantal aanbevelingen om de tijd beter te benutten als je aan het werk bent. Ga je voor het maximaal haalbare resultaat, dan kom je er niet onderuit om ook de tijd dat je niet (‘officieel’) aan het werk bent aan een kritisch onderzoek te onderwerpen. Want ‘onder werktijd’ en ‘buiten werktijd’ kun je niet helemaal los van elkaar zien. Zo zal niemand er van opkijken dat slaaptekort de productiviteit negatief beïnvloedt, terwijl voldoende ontspanning en lichaamsbeweging juist een positief effect hebben. Ook die factoren varen wel bij een goed beheer van je tijd.
Sneller, slimmer en beter werken
Slimmer werken begint met een time audit, waarmee je allerlei aspecten van je tijdsbesteding in kaart brengt. Stel jezelf regelmatig de volgende vragen:
- Wanneer ben ik meest productief en gemotiveerd en op welk moment het minst?
- Wat zijn mijn favoriete taken en tegen welke taken zie ik juist op?
- Welke taken vind ik lastig en welke juist gemakkelijk?
- Welke taken kosten me het meeste tijd en welke het minste?
- Welke taken kosten me meer tijd dan het zou moeten?
- Waar zou ik meer tijd aan willen besteden?
De antwoorden op deze vragen geven je inzicht in zaken als productiviteit, workload, dag- en werkritme, persoonlijke voorkeuren en sterkte/zwakte. Je kunt ze gebruiken om je werkdag beter te structureren.
Maak een dagplanning
De volgende stap is het werken met een dagplanning. Begin je werkdag met het maken van een takenlijst (to-do list) en koppel prioriteiten aan die taken. Dat helpt je om je bezig te houden met wat op dat moment het belangrijkst is en voorkomt onaangename verrassingen. Knip grote taken op in deeltaken en beoordeel welke deeltaken je kunt delegeren. Houd vervolgens van elke taak bij hoe lang je ermee bezig bent, zodat je inzicht krijgt in eventuele knelpunten. Om jezelf te motiveren kun je jezelf (kleine) beloningen in het vooruitzicht stellen voor het afronden van grote of belangrijke taken. Je successen mogen gevierd worden! Ze kunnen ook helpen bij het aanhouden van een evenwichtige privé-werkbalans (bijvoorbeeld een beloning in de vorm van een uitje).
Gebruik deadlines om effectiever te plannen en je te helpen bij het stellen van prioriteiten. Een taak zonder deadline heeft een grote kans om op de lange baan geschoven te worden, zeker wanneer je het druk hebt.
Plan je pauzes
Het komt je productiviteit ten goede als je je werkdag opdeelt in relatief korte blokken en tussen die blokken een pauze neemt. In het vervolg op deze blog bespreken we een techniek die je daarbij kan helpen. De hulpmiddelen die je gebruikt om je werk te vergemakkelijken zijn uiteraard ook van invloed op je productiviteit. Automatisering en AI-tools kunnen je helpen om minder tijd te besteden aan bepaalde repetitieve taken, zodat je meer tijd kunt besteden aan taken waarbij het menselijk aspect van doorslaggevende betekenis is. Denk aan het gebruik van een ATS en download ons whitepaper over AI en recruitment met ideeën voor het gebruik van AI.
Een laatste aanbeveling: vergeet multitasken. Het komt de productiviteit en kwaliteit van je werk ten goede als je je steeds volledig concentreert op één taak.
Zorg voor je gezondheid en voor een gezonde routine
Zelfs mensen die privé en werk hardnekkig gescheiden houden, zullen zich ervan bewust zijn dat je doen en laten tijdens werktijd en privétijd elkaar wederzijds beïnvloeden. Zo is voldoende slaap (7-8 uur per nacht) belangrijk voor het goed functioneren van het geheugen en het probleemoplossend vermogen. Sport en lichaamsbeweging kunnen helpen om je concentratievermogen te verbeteren. Ook kwaliteit en regelmaat in je voedingspatroon dragen bij aan een productiever bestaan. Daartegenover zal het voldaan gevoel van een goed bestede werkdag je helpen om buiten je werk te ontspannen en meer tijd vrij te maken voor jezelf én anderen. Als je steeds werk mee naar huis moet nemen, loop je het gevaar in een neerwaartse spiraal terecht te komen.
Grenzen stellen
Uiteindelijk is een burn-out het summum van improductiviteit. Niet zelden zijn mensen die geen ‘nee’ kunnen zeggen daarvan het slachtoffer. Het is dan ook belangrijk om grenzen te stellen en die te durven aangeven. Het is geweldig om anderen te helpen, maar niet als dat ten koste gaat van je eigen planning en gezondheid. Grenzen stellen is ook essentieel waar het gaat om het gebruik van bijvoorbeeld internet, smartphone en (social) media.
Accepteer dat je slechts een beperkt deel van de dag productief kunt zijn en zie niet-productieve uren niet als ‘verloren tijd’. Met de juiste mindset kun je vrijwel elke minuut van de dag een functie – en daarmee een zinvolle invulling – geven.
Ter afsluiting
Timemanagement is een essentiële vaardigheid voor recruiters. Het helpt je om de beschikbare tijd optimaal te gebruiken, stress te verminderen en je productiviteit verhogen. Effectief je tijd managen gaat niet alleen over sneller werken, maar ook over slimmer werken. Met als belangrijk neveneffect dat je buiten werktijden meer tijd hebt om te ontspannen en te genieten. In het volgende deel van dit tweeluik gaan we in op een aantal technieken en tools die je kunnen helpen bij het beheren van je tijd.
