Tijdens sollicitatieprocedures ervaren zowel kandidaten als recruiters en hiring managers vaak een schrijnend gebrek aan feedback. Toch is het geven van feedback een klassiek voorbeeld van een win-winsituatie: alle stakeholders kunnen feedback gebruiken om hun performance te verbeteren. Organisaties die tijdig feedback geven na elke stap in het wervingsproces verbeteren bovendien de candidate experience en versterken het employer brand. Kandidaten die feedback geven op het proces werken niet alleen aan hun personal brand, maar geven ook een impuls aan het verbeteren van sollicitatieprocedures over de hele linie. In een evenwichtige arbeidsmarkt is een sollicitatie gebaseerd op wederkerigheid. De kandidaat investeert omdat deze belang heeft bij het verbeteren van zijn of haar positie. De organisatie die kandidaten zoekt, heeft belang bij een optimale match tussen kandidaat en organisatie en investeert daarvoor in de candidate experience. Hoewel er altijd kandidaten zijn die plichtmatig solliciteren (en dus nauwelijks investeren), ligt het gebrek aan wederkerigheid vooral bij organisaties. Het komt nog steeds voor dat kandidaten niet alleen geen inhoudelijke feedback krijgen, maar zelfs geen reactie op hun sollicitatie. Ook is het percentage werkgevers dat kandidaten om feedback vraagt op het sollicitatieproces schrikbarend laag. Op een goede manier feedback geven en ontvangen is dan ook een uitdaging. We helpen je graag met tips en adviezen om die uitdaging aan te gaan, maar we beginnen met enkele cijfers.
Cijfers over feedback vragen en geven
The Talent Board deed in 2021 een uitgebreid benchmark-onderzoek naar candidate experience. Daaruit bleek dat een schamele 4% van de werkgevers voorafgaand aan het sollicitatiegesprek al om feedback vraagt op de procedure. Daarnaast vraagt 18% om feedback na het eerste gesprek en 44% nadat de kandidaat is aangenomen (en dus niet aan afgewezen kandidaten). Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat 16% van de werkgevers helemaal niet om feedback vraagt, terwijl de waarde van feedback overduidelijk wordt aangetoond. Bij de kandidaten die om feedback wordt gevraagd na een eerste sollicitatie, is de kans 38% hoger dat ze nog eens bij dezelfde werkgever solliciteren. Als om feedback wordt gevraagd na het eerste gesprek, neemt de kans met 74% toe dat ze de organisatie aanbevelen. Kandidaten die om feedback werd gevraagd tijdens de interviewfase, beoordelen bijna 2x zo vaak (+93%) de candidate experience als zeer goed. Van de kandidaten die binnen 24 uur feedback krijgen, geeft bijna de helft aan dat ze de organisatie zullen aanbevelen en het merk promoten. Slechts 6% zou dit ook doen als ze niet binnen zeven dagen feedback krijgen. En dan gaan we nog voorbij aan de kandidaten die negatieve kritiek op de organisatie uiten met mogelijke reputatieschade als gevolg. Een laatste cijfer: maar liefst 52% van de kandidaten geeft aan dat ghosting (geen enkele reactie ontvangen op een sollicitatie) de grootste frustratie is bij het zoeken naar een baan.
Feedback-momenten
Wat zijn nu de beste momenten om kandidaten feedback te geven en te vragen? Het antwoord is simpel: na elke interactie met de kandidaat. Een paar momenten zullen we er extra uitlichten.
- Geef sollicitanten altijd feedback na hun eerste reactie. Houd als regel aan dat de feedback evenredig is met de eerste inspanning die je vraagt om te solliciteren. Als een sollicitant alleen hoeft te reageren via een kort berichtje op Whatsapp, dan kun je natuurlijk geen inhoudelijke feedback sturen. Een korte bevestiging is dan voldoende. Vraag je om een uitgebreide motivatie met cv, geef dan ook uitgebreider (inhoudelijk) feedback. Reageer altijd op een sollicitatie, negeren van kandidaten leidt vrijwel zeker tot reputatieschade. Nadat het eerste contact plaatsvindt, is het ook een goed moment om feedback te vragen op aspecten van het proces tot dan toe. Vraag de kandidaat ook of deze tijdens een eventueel vervolg feedback wil ontvangen.
- Na een sollicitatiegesprek is ook een natuurlijk moment om feedback te geven én te vragen, ongeacht of de kandidaat wordt afgewezen of naar de volgende stap in de procedure gaat.
- Een ander natuurlijk moment om feedback te geven en te vragen is aan het einde van de procedure, ook hier weer ongeacht het resultaat. Probeer van elke kandidaat die wordt aangenomen of pas in de laatste ronde afvalt, een ambassadeur te maken.
Hoe geef je feedback?
Waar de een het geven van feedback bijna net zo makkelijk afgaat als ademen, zal een ander er enorm tegenop zien en hulp op prijs stellen. Vraag je kandidaten om feedback, maak het ze dan zo makkelijk mogelijk, bijvoorbeeld in de vorm van meerkeuzevragen of een beoordeling met een simpele schaal (numeriek of kwalitatief). Geef daarnaast ruimte voor opmerkingen. Bij feedback geven aan kandidaten spelen er twee zaken een rol: wat je zegt en hoe je het zegt (inhoud en vorm). In beide gevallen kun je het jezelf (en anderen binnen de organisatie) een stuk makkelijker maken door duidelijke richtlijnen op te stellen.
Mogelijke richtlijnen voor de inhoud:
- Geef eerlijke, duidelijke en bruikbare (constructieve) feedback.
- Wees positief, erken sterke punten van de kandidaat en benoem verbeterpunten zonder negatieve aandacht te vestigen op eventuele tekortkomingen. Wek echter geen valse hoop bij kandidaten die je afwijst. Het moet voor de kandidaat in de eerste plaats duidelijk zijn waarom deze is afgewezen.
- Maak tijdens elke fase van de procedure gebruik van dezelfde middelen voor alle kandidaten. Gebruik dezelfde criteria en stel dezelfde vragen op dezelfde manier. Maak voor het beoordelen bijvoorbeeld gebruik van een scorecard. Naarmate het proces gestructureerder en transparanter is, zal het makkelijker zijn om feedback te verzamelen.
- Houd rekening met verboden (subjectieve) criteria om kandidaten af te wijzen. Wijs je kandidaten toch af op basis van zulke criteria dan zullen de betrokkenen binnen de organisatie dat niet kunnen en willen communiceren om het risico op vervolging te ontlopen. Een simpele afwijzing is in dat geval het best (tenzij je de kandidaat ook om andere, objectieve redenen niet wilt aannemen, dan kun je feedback geven op die punten).
- Bedank kandidaten altijd voor hun interesse en tijd. Houd de deur open voor kandidaten met wie je graag in contact wilt blijven voor een aanbod in de toekomst.
Mogelijke richtlijnen voor de vorm:
- Geef zo mogelijk persoonlijke feedback, met name als je ook persoonlijk contact hebt gehad met de kandidaat.
- Formuleer duidelijk en stem de feedback af op het niveau van de kandidaat.
- Wees altijd beleefd en respectvol. Draai niet om de hete brij heen maar handel wel tactvol. Probeer je in te leven in de kandidaat. Wees vriendelijk maar niet joviaal.
- Houd de feedback beknopt maar wel verzorgd.
Van groot belang is dat je niet te lang wacht met het geven (en vragen) van feedback. Goede, tijdige feedback helpt om een fase in het proces op een bevredigende manier af te sluiten. Wachten zorgt juist voor onzekerheid en stress.
Ter afsluiting
Niet alleen als je feedback vraagt, krijg je daar wat voor terug; ook als je feedback geeft, krijg je daar een hoop voor terug. Oftewel: de ROI van feedback is hoog. Adequate feedback draagt bij aan een goede candidate experience, waarmee je reputatieschade kunt voorkomen en de kans vergroot dat kandidaten je organisatie aanbevelen en zelf later opnieuw solliciteren. Systematisch feedback geven vraagt om een gestructureerde sollicitatieprocedure en helpt om objectief te oordelen. Dat zorgt voor meer gelijkheid tussen kandidaten en komt ook de kwaliteit van de procedure ten goede. Feedback geven zou dan ook tot de standaardtaken moeten behoren van recruiters en hiring managers.
