Het lijkt vanzelfsprekend: als recruiter, HR-professional en hiring manager trek je samen op om de beste kandidaat te werven. Helaas is de praktijk een stuk weerbarstiger en liggen er met name uitdagingen op het gebied van communicatie. Samen met docent Marit van den Broek van de Academie voor Arbeidsmarktcommunicatie leggen we de samenwerking tussen recruiter en hiring manager onder de loep.
Taakverdeling tussen recruiter en hiring manager
In verreweg de meeste organisaties is er een duidelijke taakverdeling tussen recruiter en hiring manager. Van den Broek stelt dat de recruiter primair verantwoordelijk is voor het proces (hoe werven we?) terwijl de hiring manager primair gaat over de inhoud (wie werven we?). Maar ze geeft direct aan dat in het ideale geval sprake is van een partnerschap waarin taken kunnen verschuiven, naar gelang de sterke kanten van de betrokkenen. Daarom hecht ze er waarde aan dat hiring managers een vast contact hebben in het recruitment-team. Al voordat er een concrete wervingsvraag ligt, ga je samen aan tafel
“Al voordat er een concrete wervingsvraag ligt, ga je samen aan tafel. Als recruiter denk je mee met de hiring manager. Je weet waar zijn of haar kracht ligt en biedt vandaaruit de nodige ondersteuning. Doorgaans verzorg en bewaak je de organisatorische en uitvoerende kanten van het proces, zorg je dat afspraken worden gemaakt en nagekomen en dat informatie wordt gedeeld. Meestal schrijf je ook de vacaturetekst en neem je het voortouw in de keuze van kanalen. Je bent ook het aanspreekpunt voor de kandidaten en coacht ze zo nodig. De hiring manager formuleert zo duidelijk mogelijk het profiel van de kandidaat. Maar veel stappen in het proces doorloop je in het ideale geval samen. Een belangrijk kenmerk van een partnerschap is dat je elkaar respecteert en profiteert van elkaars expertise. Daardoor kunnen taken en verantwoordelijkheden verschuiven als dat leidt tot een beter resultaat.”
Knelpunten in de samenwerking
Helaas is een partnerschap niet altijd een optie. Zo komt het voor dat de hiring manager recruitment volledig passeert en op de proppen komt met een eigen kandidaat als voldongen feit. Daarnaast zijn er nog diverse andere mogelijke knelpunten in de samenwerking. “Het komt regelmatig voor dat de manager eigenlijk niet zo goed weet waarnaar hij of zij op zoek is, maar dat niet laat merken. Of niet openstaat voor kandidaten die wel over de benodigde competenties beschikken maar niet voldoen aan alle formele vereisten. En helaas gaan menig hiring manager nog primair af op het gevoel en dat ‘gevoel’ is niet zelden gebaseerd op vooringenomen standpunten (bias).” Je voorkomt diverse van deze knelpunten als de wervingsdoelstellingen en de procedure volledig transparant zijn en er sprake is van goede communicatie, waarin beide partijen naar elkaar luisteren.
Tools en hulpmiddelen
Kun je met tools zoals een ATS en andere hulpmiddelen de samenwerking met de hiring manager verbeteren? “Een ATS biedt zeker bepaalde voordelen. Het is een prima middel om persoonlijke informatie te delen zonder in de knel te komen met privacywetgeving (AVG). Het delen via bijvoorbeeld e-mail is al snel in strijd met gegevensbescherming. Een ATS helpt ook om het proces transparanter te maken doordat recruiter en hiring manager steeds over ongeveer dezelfde informatie beschikken. Zelf deel ik ook veel via Microsoft Teams, een gereedschap waar vrijwel iedere organisatie in Nederland wel over beschikt. Een andere tool die wij gebruiken is Giant, een recruitment dashboard van Intelligence Group dat je inzicht biedt in tal van data. Doelgroepdata spelen een steeds belangrijkere rol in het wervingsproces, ook in de samenwerking met de hiring manager.”
Hoe verbeter je de samenwerking?
Marit gebruikt de uitdrukking ‘trekken aan een dood paard’ als ze het heeft over managers die helemaal niet openstaan voor samenwerking. Dat is een groep waarbij je het beste strikt de afgesproken procedures volgt. “Maar een hiring manager die klaagt of twijfels kenbaar maakt, daar kun je wat mee. Belangrijk is om erachter te komen waar zo’n manager op aanslaat. Wat vindt hij of zij belangrijk? En hoe kan ik die persoon verrassen, zijn of haar verwachtingen overtreffen? Vaak vormen data de sleutel tot een betere samenwerking. Data zijn ‘hard’, mensen volgen je als je met behulp van data kunt beargumenteren waarom iets wel of niet werkt. Het gebruik van dat kan bijdragen aan meer waardering, het verleent je autoriteit. Daarmee plant je de kiem voor een gelijkwaardiger samenwerking.”
Een tip als afsluiter?
“Recruiters kijken vooral naar buiten, naar kandidaten en waar je die kunt sourcen,” oppert Marit. “Maar het sociale aspect van recruitment, het bouwen en koesteren van interne relaties is zeker zo belangrijk en verdient meer aandacht. Als de interne kant goed geregeld is, zal de kwaliteit van kandidaten stijgen en kun je vacatures duurzamer invullen. Ik zie ook een sterkere rol voor het hoger management om HR- en recruitment-beleid af te dwingen. Hiring managers kunnen nu vaak ongestraft hun eigen regels stellen, tegen het beleid van de organisatie in. Dat kan leiden tot onwenselijke situaties die niet in het voordeel zijn van de organisatie en soms ook simpelweg niet meer van deze tijd.”
