Net als een vakantiereis kan de reis van het werkende leven nooit voor onbepaalde tijd zijn. Soms moet er wat worden bijgesteld en uiteindelijk stopt het dienstverband zodra je met pensioen gaat. Maar tussendoor kan een dienstverband natuurlijk ook eindigen. Op initiatief van een werkgever of werknemer. Het is belangrijk te zorgen voor een goede off-boarding. Met name om te leren van het verleden en om goed uit elkaar te gaan.
Een goed personeelsbeleid
Een goed off-boarding proces is een belangrijk onderdeel van het personeelsbeleid. Daaronder vallen onder andere het regelen van de overdracht, resterende betalingen, het overdragen van spullen in bruikleen, het verstrekken van referenties en administratieve afwikkeling. Hiernaast moet het exit-interview zeker niet worden vergeten. Juist dat interview kan veel waardevolle informatie geven en helpen bij het voorkomen van een vertrek. Als je een vertrek van een medewerker goed kunt afronden, verlaat de medewerker de organisatie ook eerder als ambassadeur en is diegene waarschijnlijk eerder geneigd hun netwerk te tippen als er vacatures zijn bij hun oud-werkgever.
Inzicht in redenen van verloop
Het kan natuurlijk gebeuren dat een goede medewerker vertrekt. Vaak voelt het als een persoonlijk verlies voor de organisatie of leidinggevende. Waarom gaat die medewerker die altijd goed presteert nou weg? Het zal wel het salaris zijn denken de meesten. Tenzij je super slecht betaalt, is het salaris veelal geen reden voor vertrek. De slechte relatie met de leidinggevende en onvoldoende autonomie vaak wel.
Het belang van een goed gesprek
Met elkaar in gesprek zijn en blijven is misschien wel het belangrijkste aspect van een goede medewerkersreis. Zowel tijdens het dienstverband als bij het einde. Want als je van elkaar kunt leren door oprecht in gesprek te zijn, kun je ook beter afscheid van elkaar nemen als dat nodig is. Tijdens het exit-interview kun je (waar nodig anoniem) relevante informatie uitvragen om te kunnen leren van de redenen van vertrek. Ook lijkt de samenwerking misschien game over, je kunt altijd lering halen uit de redenen van vertrek. Misschien kun je wel een andere exit voorkomen, doordat je beter voor je medewerkers gaat zorgen. OF je komt die vertrekkende medewerker ooit weer tegen en kunt met een goed verhaal terugkijken op een fijn vertrek. Plan altijd een exitgesprek als alle formele zaken zijn afgehandeld. En zorg dat je echt zonder oordeel dit gesprek aangaat. Jouw mening is niet belangrijk als je wilt luisteren naar de redenen van vertrek. En als je zelf denkt niet objectief te kunnen zijn, laat iemand anders het gesprek voeren
Algemene tips voor een goede off-boarding:
- Noem de vertrekkende werknemer een ‘alumni’ en geef ze een belangrijke rol om de organisatie positief te blijven vertegenwoordigen.
- Richt een proces in, bijvoorbeeld via het e-HRM systeem waarin bevestigingsbrieven worden verstuurd en direct een exitgesprek kan worden gepland. Bevestig in de brief ook hoe je omgaat met resterende vakantiedagen, inleveren van spullen etc.
- Houd de besproken punten uit het exitgesprek anoniem, zodat medewerkers ook echt willen praten. Of richt een online portal in met een vragenlijst.
- Maak afspraken over de communicatie t.a.v. het vertrek.
- Zorg voor een goede overdracht.
- Neem feestelijk afscheid van de vertrekkende werknemer en houd het positief.
- Onderhoud het contact met de alumni, bijvoorbeeld via LinkedIn, tijdens events of netwerkbijeenkomsten.
Als de leidinggevende of HR-persoon écht luistert en geïnteresseerd is, voelt de werknemers zich bovendien gehoord en begrepen, waardoor iemand met een beter gevoel weggaat. Daarnaast kan het een fijn gevoel geven mee te denken over de toekomst van de organisatie en het een betere werkplek te maken voor andere en toekomstige werknemers.
Auteur van deze blog
Diana van Asten-Kooij
HRM-expert
Diana van Asten, HRM Expert. Met passie voor HR ontwikkelt zij mensen naar de juiste match: “Ik gun het alle medewerkers dat zij met plezier naar hun werk gaan vooral om dat te doen waar zij goed in zijn. Alleen dan kun je echt iets bijdragen aan de organisatie.” Want wie zit er niet te wachten op bevlogen medewerkers die het beste uit zichzelf halen? Haar hart ligt in recruitment, daar waar ze ooit begon in HR. En nog steeds vindt ze het een sport om de juiste persoon te vinden voor de vacature of mensen aan elkaar te verbinden. Meer weten over Diana? www.artemisadvies.nl www.linkedin.com/in/dianavanasten/
