Koen Roozen, hoofddocent Strategisch Recruitment, bundelde 60 strategische vragen over recruitment in één kaartendeck. In de serie De kaart van Koen op Werf& trekt hij regelmatig een kaart uit dat deck. Eerder zetten we de eerste vier afleveringen op een rij. In deze blog volgen aflevering vijf tot en met acht. De rode draad: wat er misgaat nog voordat de eerste kandidaat in beeld is. Een intake die wordt overgeslagen, haast die voelt als daadkracht, een manager die zijn vacature over de schutting gooit en een vacaturetekst die mooier is dan de werkelijkheid.
De intake is geen verlanglijstje
Een manager mailt dat er per direct een nieuwe marketeer nodig is. Je stoft een oude vacaturetekst af en begint te sourcen. Twee weken later presenteer je de eerste kandidaten, en de manager wijst ze direct af: hij zocht eigenlijk iemand met veel meer kennis van data. Weken werk weggegooid en de vacature staat nog steeds open.
We accepteren zulke bestellijstjes vaak omdat we extreem servicegericht willen zijn. Koen vat het samen: “We denken dat we tijd besparen door direct in de actiestand te schieten.” Wie de grondige intake overslaat, neemt de ondoordachte aanname van de manager over als waarheid. Uit angst om moeilijk gevonden te worden vragen we niet stevig door, en daar betalen we later de hoofdprijs voor.
De kaart van deze aflevering stelt daarom één vraag aan het begin van elke vacature: hoe weten we dat hij of zij over zes maanden succesvol is? Zo wordt de intake geen verlanglijstje, maar een afspraak waar jij en de manager allebei op terug kunnen vallen.
“We hebben gisteren iemand nodig”
Een sleutelfiguur neemt ontslag en de paniek slaat toe. Als recruiter schiet je in de reddersrol: je slaat de intake over, accepteert de eerste redelijke kandidaat en drukt het salaris erdoorheen. Zes maanden later blijkt de nieuwe collega een mismatch en roept de manager dat recruitment heeft gefaald. Maar het echte falen begon weken eerder, toen urgentie werd opgelost met blinde haast.
Waarom trappen we hier steeds weer in? Omdat snelheid zo lekker voelt als daadkracht. Koen is er helder over: “Snel, goedkoop én kwalitatief werven is onmogelijk.” Je kiest er twee:
- Snel en kwalitatief is duur, denk aan een headhunter.
- Snel en goedkoop levert lage kwaliteit op, de eerste de beste kandidaat.
- Goedkoop en kwalitatief is langzaam.
Elke keuze vraagt om een offer. De kaart vraagt teams dan ook om bij een vacature bewust de afweging te maken tussen snelheid, kwaliteit en kosten, in plaats van te doen alsof alles tegelijk kan.
Van wie is die vacature eigenlijk?
De manager gooit een vacature over de schutting. Jij schrijft de tekst, zoekt de kandidaten, plant de afspraken en stuurt een appje als de manager het cv niet leest. Haakt de kandidaat af, dan krijg jij de schuld. De vacature staat maanden open, de manager klaagt en jij voelt je steeds meer een administratief medewerker.
We nemen die rol vaak aan omdat we denken dat goede dienstverlening betekent dat we de manager alles uit handen nemen, en omdat we bang zijn dat het proces anders stilvalt. Maar door alle verantwoordelijkheid over te nemen, creëer je juist passieve managers. Koen zegt het zonder omwegen: “Je beloont hun desinteresse met jouw harde werken.”
De vraag op deze kaart is kort maar confronterend: wie is eigenlijk de eigenaar van de vacature? Wie die vraag samen met de manager beantwoordt, maakt duidelijk welk deel van het werk bij recruitment ligt en welk deel niet.
Schrijf eens een nadeel op
Je haalt een sterke kandidaat binnen met een verhaal over een dynamische omgeving en veel vrijheid en autonomie. In de eerste maand slaat de realiteit toe: verouderde systemen, hoge werkdruk en stevig micromanagement. De kandidaat voelt zich bedrogen en neemt nog in de proeftijd ontslag. Jij begint opnieuw, de manager is woest en je recruitmentkosten zijn in één klap verdubbeld.
Waarom verkopen we sprookjes? Vooral uit angst dat niemand meer solliciteert als we de werkelijkheid vertellen. Koen legt de vinger op de zere plek: “We denken te vaak als marketeers in plaats van als matchmakers.” Door nadelen weg te poetsen lossen we de pijn op korte termijn op, want er komen sollicitaties binnen, maar creëren we op lange termijn vroegtijdig verloop.
De kaart daagt teams uit om in de volgende vacaturetekst één keihard nadeel van de rol op te schrijven. Zo kiest de kandidaat voor de baan zoals die echt is.
4 tips om vandaag nog mee te beginnen
- Begin elke intake met succes na zes maanden. Vraag de manager eerst hoe jullie over een half jaar weten dat de nieuwe collega succesvol is, en pas daarna naar de vacaturetekst.
- Laat de manager kiezen uit snelheid, kwaliteit en kosten. Bij elke spoedvacature kies je er samen twee, en maak je het offer dat daarbij hoort expliciet.
- Bespreek wie de eigenaar van de vacature is. Neem niet automatisch al het werk over, maar maak afspraken over wat de manager zelf doet.
- Zet één eerlijk nadeel in je volgende vacaturetekst. Kandidaten die daarna nog solliciteren, weten waar ze aan beginnen.
Wil je hier structureel mee aan de slag?
Een betere intake, eerlijke afwegingen en duidelijke rollen met hiring managers vragen om meer dan één goed gesprek. In de Leergang Strategisch Recruitment werk je onder begeleiding van onder andere Koen Roozen aan precies dit soort vraagstukken, en ontwikkel je de strategische inzichten en vaardigheden die je een sterke gesprekspartner maken voor het management. De volgende leergang start op 30 november 2026 in Rotterdam.
