Koen Roozen, docent strategisch recruitment, bundelde 60 strategische vragen over recruitment in één kaartendeck. Op Werf& bespreekt hij elke week één kaart. In de kaarten 17 tot en met 20 komt steeds dezelfde vraag terug: durf je als recruiter positie te kiezen? Tegenover een manager met een onrealistische wens, tegenover een CEO met spoed, tegenover kandidaten die jullie reviews lezen en tegenover een manager die een nieuwe collega op dag één laat zitten. In dit blog zetten we de vier kaarten op een rij.
Zo werken de kaarten
Elke kaart begint met een situatie die in veel recruitmentteams herkenbaar is en stelt daarna een reflectievraag. Die bespreek je in 10 minuten met je team. Eerst denkt iedereen stil na, daarna deel je inzichten en tot slot kies je één concrete actie. Of zoals Koen het zegt: ‘Het antwoord zit al in de kamer, niet in een HR-handboek.’
1. Je advies wordt niet opgevolgd en jij vangt het op
De situatie op kaart 17 kennen veel recruiters. De manager wil een senior marketeer met tien jaar ervaring in B2B tech voor 45.000 euro. Jij legt uit dat dit salaris niet realistisch is voor dit profiel en onderbouwt dat met marktdata. De manager knikt en stuurt de vacaturetekst daarna toch terug met het oorspronkelijke salaris. Drie maanden later zijn er nog steeds geen kandidaten. De conclusie van de manager: recruitment vindt niemand.
Waarom laten we dit gebeuren? Koen: ‘We accepteren dit omdat we denken dat onze rol is om te adviseren, niet om te beslissen.’ We zijn bang om als lastig gezien te worden als we te hard pushen. ‘Maar advies zonder consequenties is geen advies, het is een vrijblijvend gesprek.’ Het gevolg is dat de manager niet leert van zijn fout, omdat jij het opvangt door nog harder te sourcen. Ondertussen groeit de frustratie aan beide kanten.
De kaart stelt daarom een confronterende vraag: wat als je durft te zeggen ‘als je mijn advies niet opvolgt, ga ik niet voor jou werven?’
2. Spoed is geen reden om je proces los te laten
Op kaart 18 heeft een organisatie een selectieproces dat werkt: intake, screening, twee gesprekken en een assessment. Nieuwe medewerkers blijven gemiddeld vier jaar. Dan belt de CEO dat er nú iemand nodig is voor een project. Het assessment wordt overgeslagen en drie maanden later vertrekt de nieuwe medewerker weer.
Urgentie voelt als een goede reden om een uitzondering te maken. ‘Maar wat we vergeten is dat het proces er juist is voor deze momenten’, schrijft Koen. En: ‘Urgentie maakt selectie niet minder belangrijk, het maakt het juist belangrijker.’ Een slechte hire onder druk kost volgens hem meer dan een slechte hire in rustige tijden, omdat je geen buffer hebt om het op te vangen.
De vraag op deze kaart: wat als je durft te zeggen dat sommige delen van je proces niet onderhandelbaar zijn?
3. Negatieve reviews negeren is ook een antwoord
Kaart 19 begint met een telefoongesprek. Een topkandidaat heeft jullie opgezocht op Glassdoor en vraagt naar de klachten over werkdruk en micromanagement. Jij wist niet eens dat die reviews er stonden en mompelt iets over ontevreden ex-medewerkers. De kandidaat belt niet terug en begint later bij een concurrent. Hun Glassdoor-score: 4.2. Die van jullie: 2.8.
Negatieve reviews negeren voelt logisch, omdat je denkt dat je er toch niets aan kunt doen. Koen: ‘Maar wat we vergeten is dat zwijgen ook een signaal is.’ Kandidaten lezen reviews voordat ze solliciteren en volgens Koen wijst 54% een baan af na het lezen van negatieve reviews. ‘Elke onbeantwoorde klacht is zo een potentiële kandidaat die je verliest voordat je met ze hebt gesproken.’
Daar staat tegenover dat eerlijk reageren op negatieve reviews weinig tijd kost en volgens Koen meestal veel oplevert.
4. Je werk stopt niet bij het contract
Op kaart 20 is na maanden zoeken eindelijk de nieuwe collega gevonden. Op dag één staat hij om 9:00 uur bij de receptie, maar de manager zit in een meeting. Om 10:00 uur krijgt hij een bureau aangewezen en om 17:00 uur gaat hij naar huis zonder dat iemand heeft uitgelegd wat hij moet doen. Twee weken later haakt hij af. De manager: blijkbaar toch niet de juiste fit.
We denken vaak dat onze taak eindigt bij het contract en dat de manager verantwoordelijk is voor de onboarding. Maar een slechte onboarding maakt alles kapot wat je als recruiter hebt opgebouwd. Koen verwijst naar onderzoek van Gallup: medewerkers met een goede onboarding zijn 2,6 keer meer betrokken en vertrekken 70% minder snel. Volgens Koen geldt: ‘Een hire zonder overdracht is een hire zonder context.’ Jij hebt in het proces intensief met de kandidaat gesproken. Je weet wat haar drijft, waar ze bang voor is en wat ze nodig heeft. De manager weet dat misschien niet: bijvoorbeeld dat ze twijfelde tussen jullie en een concurrent, dat ze vooral kwam voor de ontwikkelmogelijkheden of dat ze een voorkeur heeft voor autonomie. Doe je geen overdracht, dan verdwijnt die kennis.
De reflectievraag: ‘Wat als we een overdrachtsmoment inplannen waarin we de manager vertellen wat deze kandidaat nodig heeft om te slagen? Wat zou dat opleveren?’ Koen raadt aan om bij je volgende hire een overdracht van 15 minuten met de manager te plannen en drie dingen te vertellen: waarom koos de kandidaat voor jullie, waar was ze bang voor tijdens het proces en wat heeft ze nodig om de eerste maand te slagen? Zegt de manager dat hij zijn mensen wel kent, vertel dan iets wat hij niet uit het sollicitatiegesprek kan weten, bijvoorbeeld waarvoor de kandidaat vooral naar jullie komt. Zijn verwachting: managers gaan je na een tijdje zelf om die overdracht vragen. ‘Mensen blijven niet omdat je ze beter hebt geworven, maar omdat de manager ze beter heeft ontvangen.’
De rode draad: je rol is groter dan je denkt
Wat ons opvalt aan deze vier kaarten, is dat ze allemaal gaan over een grens die recruiters zelf trekken, of juist niet. Advies geven zonder consequentie, een uitzondering maken bij spoed, zwijgen over reviews en loslaten na het contract. Telkens krijgt recruitment later de rekening: een vacature die open blijft staan, een nieuwe medewerker die snel vertrekt of een kandidaat die afhaakt. Je rol eindigt niet bij het contract, maar bij een succesvolle start.
Tips om morgen mee te beginnen
- Bespreek met je team wat er gebeurt als je tegen een manager zegt dat je niet gaat werven wanneer je advies niet wordt opgevolgd.
- Bepaal samen welke stappen in je selectieproces niet onderhandelbaar zijn, ook als er spoed is.
- Kijk wat er over jullie op Glassdoor staat, voordat een kandidaat erover begint.
- Plan bij je volgende hire een overdracht van 15 minuten met de manager: waarom koos de kandidaat voor jullie, waar was ze bang voor en wat heeft ze nodig om de eerste maand te slagen?
- Trek elke week één kaart, bespreek die 10 minuten met je team en sluit af met één concrete actie.
Zelf aan de slag met strategisch recruitment?
De kaarten van Koen laten zien dat strategisch recruitment vraagt om positie kiezen: advies geven dat ergens toe leidt en verantwoordelijkheid nemen tot na het contract. Wil je leren hoe je die positie inneemt tegenover hiring managers en het management? In de Leergang Strategisch Recruitment word je in vier dagen opgeleid tot sterke gesprekspartner voor management en directie en leer je hoe je effectief strategisch advies geeft.
